MAKALAH MANAJEMEN MUTU
PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN (KAIZEN)
Dosen Pengampu: Tri Irawati, SE,
M.Si
Di susun oleh:
1.
Sumiyati (13.4.10018)
2.
Henny Ekawati (13.4.10001)
3.
Suparni (14.5.10005)
4.
Dewi Apriliyani (14.4.10024)
5.
Bidari Ayu Lestari (14.4.10028)
6.
Rosy ( )
PROGRAM
STUDI S1 SISTEM INFORMASI
SEKOLAH
TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK)
SINAR
NUSANTARA SURAKARTA
2015
Perbaikan
berkesinambungan
KAIZEN
A.
Sejarah
Teori Kaizen
Fenomena
pertumbuhan ekonomi jepang pasca PD II memberikan motivasi pembangunan kembali
dari puing peperangan dan diutuslah seorang ahli survey AS yang bernama Dr. W.
Edward Deming yang mencoba membantu Jepang untuk pembangunan kembali ekonomi
Jepang sehingga konsep Deming mulai tahun 1970-an telah diterapkan oleh
perusahaan Jepang yang terkenal dengan “14 kunci Dr. Deming” dan anehnya sukses
penerapan konsep deming di industri jepang pemerintah AS baru tertarik pada
konsep tersebut.
Namun konsep
deming yang Kemudian lebih dikenal dengan konsep kaizen secara luas baru
diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : the key to Japan’s
competitive success” (1986). Coba kesimpulan Europe Japan Centre tentang Kaizen
Jepang yang mengungkapkan bahwa :
“Kaizen
mengatakan kepada kita bahwa hanya dengan secara terus menerus tetap sadar dan
membuat bertus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk
menghasilkn barang dan jasa yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan.
Cara paling mudah mencapainya adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan
peningkatan terus menerus dari masing-masing dan semua karyawan dalam
organisasi. Keikutsertaan staf tergantung pada komintmen manajemen senior,
strategi yang jelas dan ketabahan – karena kaizen bukan jalan pintas melainkan
proses yang berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang
diinginkan”. (Cane, 1998:265)
Kunci keunggulan
perusahaan jepang adalah sangat unggul dalam persaingan salah satu kemampuannya
adalah menghilangkan pemborosan dan menghindari berbagai kesulitan sedangkan AS
sebaliknya mengalami kesulitan dalam menghemat Sumber Daya Alam yang memang
sangat melimpah bila dibandingkan Jepang sehingga istilah perbaikan mutu secara
terus menerus (Just in time) tidak berlaku bagi manajemen Amerika tapi lebih
cenderung just in case.
B.
Pengertian
Kaizen
Kaizen adalah
suatu filosofi dari Jepang yang memfokuskan diri pada pengembangan dan
penyempurnaan secara terus menerus atau berkesinambungan dalam perusahaan
bisnis. Kaizen berasal dari Bahasa Jepang yaitu kai artinya perubahan dan zen
artinya baik. Di Cina kaizen bernama gaishan di mana gai berarti perubahan /
perbaikan dan shan berarti baik / benefit. Jadi Kaizen dapat diartikan sebagai
perubahan kepada arah lebih baik. Kaizen disebut juga continous improvement
yaitu perbaikan terus menerus. Jadi, Kaizen adalah usaha terus menerus untuk
memperbaiki proses yang terjadi dlm sebuah organisasi/perusahaan.
Konsep kaizen
ini mengasumsikan bahwa hidup kita ( cara kerja, hidup bersosial atau rumah
tangga ) seharusnya berusaha untuk terus menerus mengalami perbaikan.
Meskipun
perubahan di dalam Kaizen tidak dramatis tetapi sedikit dan bertahap, perubahan
yang diakibatkan dalam jangka waktu tertentu cukup besar. Hal ini berbeda
dengan perubahan yang dihasilkan oleh western manajement yang biasanya
dramatis.
C.
Sasaran
Kaizen
Sasaran akhir kaizen adalah
tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost,
Delivery -- QCD). Pada praktiknya kaizen menempatkan
kualitas pada prioritas tertinggi. Kaizen mengajarkan bahwa perusahaan tidak
akan mampu bersaing jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai,
sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas sangat dijunjung tinggi. Kualitas
yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas produk melainkan termasuk
kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan produknya.
D.
Dasar
Kaizen
Kaizen merupakan aktivitas harian
yang pada prinsipnya memiliki dasar sebagai berikut:
1.
Berorientasi pada proses dan hasil.
2.
Berpikir secara sistematis pada seluruh
proses.
3.
Tidak menyalahkan, tetapi terus belajar
dari kesalahan yang terjadi di lapangan.
E.
Manfaat
Teori Kaizen
Adapun manfaat yang dapat diperoleh
dalam penerapan Teori Kaizen dapat berupa :
1.
Setiap orang akan mampu menemukan
masalah dengan cepat.
2.
Setiap orang akan memberikan perhatian
dan penekanan pada tahap perencanaan.
3.
Mendukung cara berfikir yang
berorientasi proses.
4.
Setiap orang berkonsentrasi pada
masalah-masalah yang lebih penting dan mendesak untuk diselesaikan.
5.
Setiap orang akan berpartisipasi
dalam membangun sistem yang baru.
F.
Kunci
Pelaksanaan Kaizen
Secara
garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan just in time atau kaizen dalam
kegiatan industri yaitu :
1.
Menghasilkan
produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan
Sistem kaizen bisanya menghasilkan
produksi sesuai dengan pesanan pelanggan dengan sistem produksi tarik (pull
system) yang dibantu dengan menggunakan kartu kanban.
2.
Memproduksi
dalam jumlah kecil (small lot size)
Ciri khas lain adalah memproduksi
dalam jumlah kecil sesuai dengan permintaan pelanggan akan menghemat biaya dan
sumber daya selain menghilangkan persedian barang dalam proses yang merupakan
sejenis pemborosan yang dapat dihindari dengan menggunakan penjadwalan proses
produksi selain itu juga menggunakan pola produksi campur merata (Heijunka)
yang dimaksud heijunka adalah memproduksi bermacam-macam dalam satu lini
produksi.
3.
Menghilangkan
pemborosan
Untuk menghindari pemborosan pada
persediaan, pembelian dan penjadwalan dengan menggunakan sistem kartu kanban yang
mendukung sistem produksi tarik, selain menghasilkan produksi dengan baik sejak
awal yaitu pantang menerima, pantang memproses dan pantang menyerahkan produk
cacat dengan bekerjasama dengan pemasok dengan persediaan yaitu mengurangi
jumlah barang yang dating, menghilangkan persediaan penyangga, mengurangi biaya
pembelian, memperbaiki penanganan bahan baku, tercapainy persediaan dalam
jumlah kecil dan mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya.
4.
Memperbaiki
aliran produksi
Penataan produksi dilakukan dengan
berpedoman pada lima disiplin di tempat kerja yaitu 5-S.
5.
Menyempurnakan
kualitas produk
Salah satunya untuk menyempurnakan
kualitas produk dengn melihat prinsip mnajemen yaitu memelihara pengendalian
proses dan membuat semua orang bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu,
meningkatkan pndangan manajemen terhadap mutu, terpenuhinya pengendalian mutu
produk dengn tegas, memberikan wewenang kepada karyawn untuk mengadkan
pengendlin mutu produk, menghendaki koreksi terhadap cacat produk oleh karyawan,
tercapainya inpeksi 100 % terhadap mutu produk dan tercpai komitmen terhadap
pengedlin mutu jangka panjang.
6.
Orang-orang
yang tanggap
Penerapan Sistem Kaizen ini tidak
lagi menggunakan pilar keuangan, pemasaran, SDM, tapi menggunakan lintas fungsi
atau lintas disiplin sehingga seluruh karyawan harus menguasai seluruh bidang
dalm perusahan sesuai dengan jenjang dan kedudukannya dan kesalahan dalam
proses selalu ditandai dengan menyalanya lampu andon dan proses dihentikan dan
seluruh karyawan terfokus pada perbaikan yang terkenal dengan istilh jidoka
yaitu semua karyawn bertanggungjawab terhadap tercapaianya produk yang baik dan
mencegah terjadinya kesalahan.
7.
Menghilangkan
ketidakpastian
Untuk menghilangkan ketidakpastian
dengan pemasok dengan cara menjalin hubungan abadi dan memilki satu pemasok
yang lokasinya berdekatan dengan perusahaan yang masih kerabat dengan pemilik
perusahaan, sedang dalam proses produksi dengan cara menerapkan system produksi
tarik dengan bantuan kartu kanban dan produksi campur merata (Heijunka)
8.
Penekanan
pada pemeliharaan jangka panjang
Karakteristik pemeliharaan dengan
berpegang pada kontrak jangka panjang, memperbaiki mutu, fleksibilitas dlm
mengadakan pesnan barang, pemesanan dlam jumlah kecil yang dilakukan
berkali-kali, mengadkan perbaikn secara terus menerus dan berkesinambungan.
Istilah lain yang bertujuan
mengimbangi system kaizen ini adalah reengineering yaitu mengadakan perombakan
proses bisnis secara total sampai keakar-akarnya dan system ini diciptakan
Amerika untuk mengejar ketinggalannya dari Jepang yang pernah dibantu
ekonominya, baru kalau perombakan ini telah dilakukan maka pemeliharaan dan
peningkatan secara terus menerus dan berkesinambungan dapat dilaksanakan. Bisa
juga menerapkan konsep benchmarking yaitu cara untuk mengadakan perbaikan
dengan meniru praktek bisnis terbaik dikelasnya, baik untuk produksi, jasa
maupun proses dan sistemnya.
G.
Strategi
Kaizen
Strategi kaizen adalah konsep
tunggal dalam Manajemen jepang yang paling penting, sebagai kunci sukses Jepang
dalam persaingan.
H.
Segmentasi
Kaizen
KAIZEN dibagi menjadi 3 segmen,
tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan, yaitu:
1.
KAIZEN yang berorientasi pada Manajemen,
memusatkan perhatiannya pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan
memberikan momentum untuk mengejar kemajuan dan moral.
2.
KAIZEN yang berorientasi pada Kelompok,
dilaksanakan oleh gugus kendali mutu, kelompok Jinshu Kansi/manajemen sukarela
menggunakan alat statistik untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan
dan menetapkan standar/prosedur baru.
3.
KAIZEN yang berorientasi pada Individu,
dimanifestasikan dalam bentuk saran, dimana seseorang harus bekerja lebih
pintar bila tidak mau bekerja keras.
I.
Prinsip Kaizen
Kaizen mengandung sepuluh prinsip:
1.
Berfokus kepada pelanggan Fokus utama
kaizen adalah kualitas produk, tetapi tujuan terpenting kaizen adalah kepuasana
pelanggan. Segala sesuatu / aktifitas yang tidak menambah nilai produk atau
meningkatkan kepuasan pelanggan merupakan pengeluaran biaya yang tidak perlu.
2.
Mengadakan Peningkatan Terus Menerus
Dalam kaizen, suatu keberhasilan bukanlah hasil akhir tetapi merupakan awal
untuk melangkah ke tahap berikutnya karena suatu keberhasilan merupakan factor
dalam meningkatkan semangat untuk mencapai keberhasilan yang lain.
3.
Mengakui Masalah Secara Terbuka
Membangun budaya yang tidak saling menyalahkan, sehingga para karyawan dalam
perusahaan kaizen dapat mengakui kesalahan secara terbuka, dengan sadar
menunjukan kelemahan dari prosesnya dan meminta bantuan jika tidak mampu
mengatasinya. Keterbukaan tersebut merupakan suatu kekuatan yang bisa
mengendalikan dan mengatasi berbagai masalah dengan cepat serta meningkatkan
kesempatan-kesempatan perbaikan.
4.
Mempromosikan Keterbukaan Ilmu
pengetahuan bagi kaizen adalah untuk saling dibagikan dan hubungan-hubungan
komunikasi yang mendukungnya merupakan sumber efisiensi.
5.
Menciptakan Tim Kerja Dalam Kaizen, Tim
adalah fondasi yang membentuk struktur organisasi. Melalui keikutsertaan para
karyawan dalam tim, perusahaan mendapatkan keuntungan dari karyawannya.
Kerjasama tim ini dapat menanamkan rasa saling memiliki, tanggungjawab
kolektif, dan berorientasi pada perusahaan serta dapat memperkuat keterbukaan,
saling berbagi dan komunikasi.
6.
Memanajemen Proyek Melalui Tim
Fungsional-silang Proyek perusahaan kaizen direncanakan dan dilaksanakan dengan
menggunakan sumberdaya antar-departemen atau fungsional-silang serta sumber
daya yang berasal dari luar perusahaan. Hal itu dilakukan untuk mengurangi
biaya, mengontrol pemborosan sampai tingkat tertentu serta memuaskan pelanggan.
7.
Memelihara Proses Hubungan yang Benar
Perusahaan jepang melakukan segala sesuatu yang mampu mereka lakukan supaya
terpelihara keharmonisan dalam hubungan antar-manusia terutama para staff,
manajer dan para pemimpin tim. Hubungan tersebut dapat menumbuhkan loyalitas
dan komitmen dari karyawan.
8.
Mengembangkan Disiplin Pribadi Disiplin
pribadi di tempat kerja merupakan sifat alamiah orang Jepang
9.
Memberikan Informasi pada Semua Karyawan
Berbagi informasi merupakan hal yang sangat penting dalam perusahaan Kaizen.
Dengan memberikan informasi yang penting pada setiap orang maka tantangan
perusahaan berubah menjadi tantangan pribadi. Informasi ini juga merupakan
langkah penting untuk menciptakan budaya berdasarkan pengetahuan.
10.
Memberikan Wewenang Kepada Setiap
Karyawan Dalam pelaksanaan kaizen, setiap karyawan diberikan wewenang untuk
melakukan perubahan kea rah yang lebih baik dengan kata lain melibatkan peran
karyawan dalam melakukan peningkatan.
J.
Keuntungan Kaizen
Dengan menggunakan konsep dasar kaizen
dalam melakukan berbagai aktifitas. Ada beberapa keuntungan yang diperoleh,
antara lain:
1.
Peningkatan Proses;
2.
Penggunaan paradigma baru;
3.
Mempercepat waktu proses;
4.
Zero Investment;
5.
Human Development;
6.
Keamanan dan keselamatan kerja.
Keuntungan lain dari
kaizen adalah:
7.
Penggunaan sistem Plan-Do-Check-Action
(PDCA) mengakibatkan cepat dalam menuingkatkan proses dan menghilangkan
masalah.
8.
Identifikasi, implementasi, monitor dan
mengatur perubahan menyebabkan dapat mencegah terjadinya masalah baru.
9.
Memfokuskan organisasi kepada kepuasan
konsumen dan berdasarkan fakta dalam menggambil keputusan
10.
Membantu organisasi untuk menjadi lebih
efisien pada proses peningkatan dan pemecahan masalah dilakukan pada tingkat
optimal dan biaya yang rendah.
K.
Langkah-langkah Pemecahan Metode
Kaizen
Langkah-langkah pemecahan masalah
adalah sebagai berikut:
1.
Membentuk sebuah team. Terdiri dari
ketua, sekertaris, anggota, fasilitator. Sebaiknya membentuk nama team.
2.
Membangkitkan masalah dan berkonsentrasi
pada masalah yang dipilih. Menggunakan prinsip go look, go see atau lebih
dikenal dengan nama Genchi Genbutsu. Prinsipnya adalah langsung melihat
kejadian dilapangan tempat proses berlangsung.
3.
Mengumpulakan dan meneliti. Meneliti
semua proses yang ada lalu mencari 7 mudas yang terdiri dari proses, menunggu,
inventory, transportasi, pergerakan, produksi yang berlebihan, proses ulang.
4.
Membuat peringkat sistem yang terdiri
dari nama, peringkat dan nilai.
5.
Memilih objek penelitian.
6.
Membuat jadwal penelitian.
7.
Menganalisa kondisi sekarang.
Menggunakan brainstorming dengan tujuan untuk mendapatkan ide sebanyak mungkin
yang relative singkat.
8.
Membuat Fishbone diagram. Menganalisa
segala kemungkinan yang penting melalui 4MIE yaitu man, machine, methods,
material dan environment.
9.
Mengumpulkan data. Terdiri dari
menentukan parameter penelitian, menentukan waktu pengumpulan, mendesain
form-form yang dipakai, mengumpulan data dengan jujur. Dapat pula membuat
flowchart atau merekamnya dalam bentuk video.
10.
Membentuk target yang specific, dapat
diukur, tidak rancu, masuk akal, dapat ditelusuri bila tidak tercapai.
11.
Analisa penyebab. Pencarian penyebab
permasalahan secara sistematik. Dengan membandingkan antara teori dengan
kenyataan. Menggunakan 5 Why Analisis.
12.
Merencanakan cara-cara pengukuran yang
sesuai dengan target. Mendesign cara praktis dan murah untuk mencari penyebab
permasalahan. Merencanakan paling tidak satu rencana untuk setiap akar
permasalahan.
13.
Melakukan pengukuran. Mengumpulakan data
dan memonitoring proses serta memberikan penilaian,
14.
Mengecek hasil. Membandingkan hasil
pengukuran dengan target yang telah dibuat.
15.
Menindak lanjuti dari hasil pengecekan.
16.
Membuat standarisasi proses dan
melakukan pelatihan dengan standar baru.
Pembelajaran
dan perbaikan berkesinambungan
Ada
lima tahap penyusunan atau pengembangan rencana perbaikan, yaitu:
1. Pemahaman
terhadap proses
Pemahaman
terhadap proses yang terjadi di lapangan harus terus dipantau oleh penyelia
2. Mengeliminasi
kesalahan
Kesalahan-kesalahan
dapat ditekan seklecil mungkin, sehingga dapat menekan biya produksi dan
menghilangkan pemborosan
3. Menghilangkan
kelambatan
Kelambatan
di sati departemen atau seksi akan menimbulkan kerugian berantai kepada
departemen lainnya. Oleh karena itu
disiplin harus ditegakkan, jangan sampai barang dating terlambat untuk
dikerjakan
4. Mengurangi
variasi
Variasi
menyebabkan produk menjadi tidak seragam dan menjadikan mutu sulit
dikontrol. Oleh sebab itu karayawan
harus dilatih untuk membuat produk dan jsa yang seragam
5. Merencanakan
perbaikan berkesinambungan
Perbaikan
tidak hanya pada saat karyawan ditraining tapi juga pada saat dilapangan dan
ini harus dilakukan terus menerus.
Dengan demikian ini menjadi kebiasaan dan akhirnya menjadi buidaya yang
menguntungkan semua pihak termasuk perusahaan.
L.
Konsep
Penting Kaizen
Beberapa point penting dalam proses
penerapan KAIZEN yaitu :
1.
Konsep
3M (Muda, Mura, dan Muri) dalam
istilah Jepang. Konsep ini dibentuk untuk mengurangi kelelahan, meningkatkan
mutu, mempersingkat waktu dan mengurangi atau efsiensi biaya.
a)
Muda
diartikan sebagai mengurangi pemborosan,
b)
Mura
diartikan sebagai mengurangi perbedaan dan
c)
Muri
diartikan sebagai mengurangi ketegangan.
2.
Gerakkan
5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) atau 5R.
a)
Seiri
artinya membereskan tempat kerja.
b)
Seiton
berarti menyimpan dengan teratur.
c)
Seiso
berarti memelihara tempat kerja supaya tetap bersih.
d)
Seiketsu
berarti kebersihan pribadi.
e)
Shitsuke
berarti disiplin,
dengan
selalu mentaati prosedur ditempat kerja. Di Indonesia 5S diterjemahkan menjadi
5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin
3.
Konsep
PDCA dalam KAIZEN. Setiap aktivitas
usaha yang kita lakukan perlu dilakukan dengan prosedur yang benar guna
mencapai tujuan yang kita harapkan. Maka PDCA (Plan, Do, Check dan Action)
harus dilakukan terus menerus.
Gambar Sistematika PDSA Siklus PDSA (Plan-Do-Study-Act)
Kaizen identik
dengan siklus rencana-kerjakan-periksa-tindakan (Plan, Do,
Check, Act atau PDCA). PDCA adalah prinsip dasar untuk perbaikan
secara terus menerus. Penjabaran dari PDCA adalah sebahagai berikut:
a)
Planning
berarti memahami apa yang ingin dicapai, memahami bagaimana melakukan suatu
pekerjaan, berfokus pada masalah, menemukan akar permasalahan, menciptakan
solusi kreatif serta merencanakan implementasi yang terstruktur.
b)
Doing
tidak semudah seperti yang dilihat. Didalamnya berisi pelatihan dan manajemen
aktifitas. Biasanya masalah besar dan mudah sering berubah pada saat-saat
terakhir. Bila terjadi kondisi seperti ini maka tidak dapat dilanjutkan lagi
tetapi harus mulai dari awal kembali.
c)
Checking
berarti pengecekan terhadap hasil dan membandingkan sesuai dengan yang
diinginkan. Bila segala sesuatu menjadi buruk dan hasil baik tidak ditemukan,
pada bagian ini keberanian, kejujuran, kecerdasan sangat dibutuhkan untuk
mengendalikan proses. Kata kunci ketika hasil memburuk adalah “kenapa”. Dengan
dokumentasi proses yang baik maka kita dapat kembali pada titik yang mana
keputusan salah dibuat.
d)
Acting
berarti Menindak lanjuti apa yang didapatkan selama tahap pengecekan.Arti
lainnya adalah mencapai tujuan dan menctandarisasikan proses atau belajar dari
pengalaman untuk memulai lagi pada kondisi yang tepat.
4.
Konsep
5W + 1H. Salah
satu alat pola pikir untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan KAIZEN adalah
dengan teknik bertanya dengan pertanyaan dasar 5W + 1H ( What, Who, Why, Where,
When dan How).
M.
Perbedaan
Pendekatan perbaikan tradisional dan TQM
Aspek
|
Pendekatan
Tradisional
|
Pendekatan
TQM
|
Alasan
|
Perbaikan
tjd hanya apabila ada pengembangan produk baru & reaksi thd masalah2 yang
menonjol.
|
Perbaikan
terjadi pada setiap kesempatan & bahkan pada saat tidak ada masalah
besar.
|
Pendekatan
|
Coba-coba
Trial and error
|
Karya
Ilmiah
Metode ilmiah
|
Respon
kesalahan
|
Tidak
toleran terhadap kesalahan.
Hukuman, ketakutan, menyembunyikan, karyawan yg bertanggungjawab
|
Memandang
kesalahan sebagai kesempatan belajar.
Pembelajaran,
keterbukaan, berusaha melakukan
perbaikan system/proses, manajemen
yang bertanggung jawab
|
Peran
manager
|
Mengadministrasikan
sistem yang ada & memelihara.
|
Melakukan
perbaikan strategi.
|
Wewenang
|
Membagi
wewenang dari ats ke bawah melalui peraturan & kebijakan.
|
Masih
memegang tp mengkomunikasikan & memberdayakan anggota.
|
Fokus
|
Perbaikanj
hasil bisnis melalui penentuan kuota & target.
|
Hasil
bisnis melalui kemampuan sistem, alat yang dikaitkan dengan hasil.
|
Control
|
Pencatatan
skor, pelaporan, pengevaluasian.
|
Belajar
statistika mengenai variasi penyebab.
|
Alat
|
Mendelegasikan
pada staf atau bawahan
|
Dimiliki
manajer & dilakukan oleh staf atau bawahan.
|
N.
Penyebab
Kaizen gagal
1.
Fokus di area tertentu bukan pada
perubahan budaya
2.
Tidak melibatkan semua bagian
3.
Ketakutan gagal dan ragu pada hal baru
4.
Ketidakmampuan untuk melihat proses
secara keseluruhan
5.
Salah prioritas utama (produksi, design,
bisnis)
6.
Ketidakmampuan membaca peluang ke depan
7.
Gagal menerapkan ADOPT, ADAPT
&CREATIVITY
O.
Penerapan
Kaizen di Industri
1.
Flex & Response : penambahan
produksi sekecil mungkin ( tidak ada stock)
2.
Fokus pada pengurangan Non Value added
karena handling proses
3.
Pengurangan abnormal proses untuk
memaksimalkan aliran proses
4.
Pull system semaksimal mungkin
5.
Ergonomic dan peletakan line tooling
6.
Material flow dan inventory system
secara keseluruhan
Peran
Pihak Internal Perusahaan dalam Penerapan Teori Kaizen
Dalam Kaizen, manajemen puncak
memegang peranan dan tanggung jawab untuk melakukan beberapa hal berikut :
1.
Mengintroduksi
Kaizen sebagai strategi perusahaan
2.
Memberikan
dukungan dan pengarahan untuk Kaizen dengan mengalokasikan sumber daya
3.
Menetapkan
kebijakan Kaizen dan sasaran fungsional silang
4.
Merealisasikan
sasaran Kaizen melalui penyebarluasan kebijakan dan audit
5.
Membuat
sistem, prosedur, dan struktur yang membantu Kaizen
Peranan manajemen madya dan staf
adalah terlibat dan bertanggung jawab untuk :
1.
Menyebarluaskan
dan mengimplementasikan sasaran Kaizen sesuai pengarahan manajemen puncak
melalui penyebarluasan kebijakan dan manajemen fungsional silang.
2.
Mempergunakan
Kaizen dalam kapabilitas fungsional.
3.
menetapkan,
memelihara, dan meningkatkan standar.
4.
Mengusahakan
agar karyawan sadar Kaizen melalui program latihan intensif.
5.
Membantu
karyawan memperoleh ketrampilan dan alat pemecah masalah.
Penyelia (supervisor) mempunyai
peran bertanggung jawab dalam :
1.
Mempergunakan
Kaizen dalam peranan fungsional.
2.
Memformulasikan
rencana untuk Kaizen dan memberikan bimbingan kepada karyawan.
3.
Menyempurnakan
komunikasi dengan karyawan dan mempertahankan moral tinggi
4.
Mendukung
aktivitas kelompok kecil (seperti gugus mutu) dan system saran individual.
5.
Mengintroduksi
disiplin di tempat kerja.
6.
Memberikan
saran.
Setiap karyawan memiliki tanggung
jawab untuk :
1.
Melibatkan
diri dalam Kaizen melalui sistem saran dan aktivitas kelompok kecil.
2.
Mempraktikkan
disiplin di tempat kerja.
3.
Melibatkan
diri dalam pengembangan diri yang terus menerus supaya menjadi pemecah masalah
yang lebih baik.
4.
Meningkatkan
ketrampilan dan keahlian kinerja pekerjaan dengan pendidikan silang.
P.
Pendekatan
ilmiah
Pendekatan ilmiah merupakan
pengambilan keputusan berdasarkan:
1.
data,
2.
mencarai sumber penyebab suatu masalah,
3.
mengupayakan pemecahan atau solusi
permanent.
Langkah-langkah pendekatan ilmiah
dalam TQM; yaitu:
1.
mengumpulakan data yang berarti
(meaningful data)
2.
menidentifikasi sumber penyebab suatu
masalah
3.
mengembangkan dan menghasilkan
solusiyang tepat
4.
merencanakan dan melakukan perubahan
Pendekatan ilmiah memerlukan
indicator kinerja yang handal, antara lain:
1.
jumlah kesalahan atau kerusakan
2.
jumlah atau tingkat kebutuhan akan
pengerjaan ulang suatu tugas
3.
indicator efisiensi (unit per jam, item per orang)
4.
jumlah keterlambatan
5.
lamanya suatu prosedur atau aktivitas
6.
waktu atau siklus tanggapan
7.
rasio manfaat dan biaya
8.
jumlah lembur yang dibutuhkan
9.
perubahan dalam beban kerja
10.
tingkat standarisasi
11.
jumlah dokumen yang tidak terselesaikan
Identifikasi
kebutuhan akan perbaikan
Organisasi memiliki sumber daya yang terbatas sehingga
harus dioptimalkan agar menghasilkan manfaat yang maksimal. Ada empat strategi yang dapat diterapkan
untuk mengidentifikasi kebutuhan akan perbaikan, yaitu:
1.
menerapkan multi-voting
2.
mengidentifikasi kebutuhan pelanggan
3.
mempelajari pengunaan waktu
4.
mengalokasikan masalah
Q.
Alat-alat
implementasi kaizen
Dalam melakukan perbaikan secara
terus menerus. Beberapa tools yang digunakan, anatara lain:
1.
Cause & Effect – Fish bone
Fish
bone berguna untuk menganalisa dan menemukan factor-faktor yang berpengaruh
secara signifikan didalam menentukan karakteristik kualitas output kerja.
Disamping itu untuk menentukan penyebab-penyebab sesungguhnya dari suatu
masalah. Hubungan penyimpangan kualitas dengan factor-faktor penyebab tersebut
dapat digambarkan dengan diagram dibawah ini:
Ada
lima factor penyebab utama yang signifikan dan perlu diperhatikan, yaitu:
a)
Manusia (man);
b)
Metode kerja (work-method);
c)
Mesin atau alat kerja lainnya (machine/equipment);
d)
Bahan baku (raw materials);dan
e)
Lingkungan kerja (work environment).
2.
Lembar Isian (Check Sheet)
Lembar
isian merupakan alat bantu untuk memudahkan proses pengumpulan data. Bentuk dan
isinya disesuaikan dengan kebutuhan maupun kondisi kerja yang ada. Di dalam
pengumpulan data maka data harus diambil sesuai dengan kebutuhan analisis arti
bahwa data harus:
a.
Jelas, tepat dan mencerminkan fakta.
b.
Dikumpulkan berdasarkan cara yang benar, hati-hati dan
teliti. hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pembuatan lembar isian,
yaitu sebagai berikut:
c.
Maksud pembuatan harus jelas. Berisi informasi apa yang
ingin diketahui. Data lengkap sebagai dasar untuk mengambil tindakan.
d.
Stratifikasi harus sebaik mungkin. Mudah dipahami dan
diisi. Memberikan data yang lengkap tentang apa yang ingin diketahui.
e.
Dapat diisi dengan cepat, mudah dan secara otomatis
bisa segera dianalisa. Kalau perlu dapat menggunakan gambar.
f.
Ada beberapa jenis isian yang dikenal dan umum
dipergunakan untuk keperluan pengumpulan data, yaitu antara lain:
g.
Production Process Distribution Sheck Sheet
Lembar isian jenis
ini dipergunakan untuk mengumpulan data yang berasal dari proses produksi atau
proses kerja lainnya.
h.
Defective Check Sheet
Lembar isian ini
berguna untuk mengumpulkan data dalam mengurangi jumlah kesalahan atau cacat
yang ada dalam suatu proses kerja.
i.
Defect Location Check Sheet
Lembar isian yang
berupa gambar sketsa dari benda kerja nantinya akan disertakan lokasi cacat
yang terjadi, supaya dapat menganalisa dengan cepat.
j.
Defective Cause Check Sheet
Lembar isian ini
digunakan untuk menganalisa sebab-sebab terjadinya kesalahan dari suatu output
kerja. Data yang berkaitan dengan factor penyebab maupun factor akibat akan
diatur sedemikian rupa sehingga menjadi hubungan sebab akibat yang jelas.
k.
Check Up Confirmation Check Sheet
Penggunaannya
berbeda dengan lembar isian yang lain karena lebih menitik beratkan kepada
karakteristik kualitas atau cacat yang terjadi. Sheet ini berupa check list
untuk melaksanakan semacam pengcekan yang dilakukan pada akhir proses kerja
dengan tujuan meyakinkan apakah output kerja sudah selesai dengan baik/lengkap
atau belum.
l.
Work Sampling Check Sheet
Sampling kerja
adalah suatu metode untuk menganalisa waktu kerja. Dengan metode sampling kerja
ini kita akan dapat menentukan proporsi penggunaan waktu kerja sehari-harinya.
3.
SWOT
SWOT
adalah metode analisa suatu perusahaan dengan melihat 4 faktor yaitu strength,
weakness, opportunities dan threaten. Tujuan penganalisaan ini adalah meningkatkan
persaingan dengan melihat peluang untuk mendapatkan pasar dan keuntungan.
Tujuan lainnya adalah mempersiapkan perusahaan supaya dapat menghadapi
permasalahan yang akan timbul, memunculkan rencana-rencana yang baru.
Dalam
menganalisa strength dan weakness ditentukan oleh fakt0r perusahaan, biasanya
berupa data-data atau asumsi yang diberikan atau dari survey pasar. Sedangkan
opportunities dan threaten ditentukan oleh factor luar yaitu ekonomi, trend
dalam masyarakat, maupun perubahan kelakuan dari pesaing. SWOT juga
digunakan untuk menganalisa strength, weakness, opportunities dan threaten dari
suplayer. Strength adalah subject yang ahrus digali karena mereka ahlinya.
Weakness adalah subject yang mana kelemahan dari supplier tersebut harus
dikembangkan supaya menjadi strength. Threaten adalah ketakutan yang
diakibatkan oleh kelemahan dari supplier yang ada, oleh karena itu perusahaan
harus mempunyai rencana dalam menghadapi kelemahan supplier tersebut.
Opportunities adalah kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk dapat bekerja
dengan supplier dalam meningkatkan performance dari sistem.
4.
5 Why Analysis
Five why analysis
adalah suatu metode untuk menemukan akar dari permasalahan. Biasanya yang
Nampak adalah gejala-gejala bukan masalah sebenarnya.
Contoh metode ini
adalah: mengapa ada oli tercecer dibawah mesin? karena mesinnya bocor. Mengapa
mesinnya bocor? Karena penutup kerannya tidak rapat. Mengapa penutup kerannya
tidak rapat? karena rusak. Mengapa kerannya rusak tidak diperbaiki? karena …. dll.
5.
Poka Yoke
Manusia
adalah makhluk terbatas, tidak bisa melakukan suatu pekerjaan sama seperti
mesin. Gangguan-gangguan kecil dapat menyebabkan kesalahan terhadapap pekerjaan
yang mereka lakukan. Hal ini bukan sepenuhnya merupakan kesalahan manusia.
Desain proses yang jelek dapat menyebabkan munculnya permasalahan-permasalahan.
Poka yoke berasal dari bahasa Jepang yang berarti bukti kesalahan. Poka yoke
adalah suatu desain dalam pekerjaan atau proses yang dapat menghindarkan orang
untuk melakukan kesalahan.
6.
Gemba
Gemba
dalam bahasa Jepang berarti tempat yang mana melakukan semua aktifitas
benar-benar berlangsung, dengan kata lain tempat yang mana suatu produk dibuat.
Contoh
gemba dalam dunia industri adalah lantai produksi kalau dalam dunia perhotelan
adalah tempat yang mana masakan itu dimasak kalau dalam dunia jasa adalah
setiap tempat yang mana aktivitas jasa tersebut terjadi. Gemba lainnya adalah
“Gemba-Cho” yang berarti mandor kerja, sejenis pekerjaan guru yang mana
pekerjaannya adalah bekerja sekaligus melatih orang lain melakukan pekerjaan
itu.
Gemba
Kaizen adalah proses secara terus menerus dari mengidentifikasi (identifying),
mengurangi (reducing) dan menghilangkan (eliminating), learn by doing. Gemba
Kaizen berarti aktivitas Kaizen yang dilaksanakan di Gemba (tempat kerja).
Gemba Kaizen adalah melakukan improvement yang berkesinambungan di area kerja.
7.
Jidoka
Jidoka
mempunyai 2 arti yaitu: Automasi dengan kepandaian manusia (autobination), jadi
memindahkan kepandaian manusia pada mesin. Autonomation biasannya mengacu pada
mesin atau line yang dapat berhenti secara automatis pada keadaan tidak normal.
Suatu mesin akan berhenti sendiri ketika:
a)
Sudah selesai membuat produk sesuai dengan yang
direncanakan
b)
Suatu bagian tertentu rusak
c)
Mesin macet
Prinsip
kedua adalah mematikan mesin atau proses secara manual ketika terjadi
kesalahan. Operator diberi tanggungjawab untuk membetulkan proses. Bila
operator tidak mampu maka wajib memberhentikan mesin supaya tidak terjadi
kecacatan. Prinsip yang penting dari Jidoka adalah tidak mengijinkan
kecacatan berpindah dari suatu stasiun ke stasiun lainnya.
R.
Falsafah
Kaizen
Falsafah Kaizen
yang terkenal adalah penyederhanaan kerja dalam perbaikan proses merupakan
gambaran penerapan falsafah Kaizen.
Penyderhanaan kerja merupakan falsafah tradisional yang telah lama, tapi
masih sangat efektif berlaku dalam era saat ini.
Asas
penyederhaan kerja disebutkan dalam 4 langkah berikut ini :
1.
Menghilangkan semua langkah yang tidak
perlu.
Langkah-langkah yang tidak perrlu harus dihilangkan
dan ini merupakan langkah penting dalam kaizen. Perlu dilihat langkah-langkah yang menambah
nilai atau nutu diungkapkan untuk kemudian dihilangkan. Penghilangkan langkah
yang tidak perlu ini akan dicapai penghematan.
Eliminassi yang tidak perlu dan berlebihan adalah contoh penggunaan otak
dan bukan penggunaan uang
2.
Gabungkan semua langkah-langkah yang
berkaitan.
Sesudah semua hal yang berkaitan dengan pemborosan
dan tidak menambah nilai dihilangkan,
selanjutnya menganalisis kemungkinan mengadakan kombinasi, konsolidasi dan melaksanakan proses menuju
hasil.
3.
Adakan perubahan terhadap proses-proses.
Langkah ketiga adalah melakukan pemeriksaan pada
semua proses yang masih tertinggal.
Perlu melakukan beberapa perubahan urutan sehingga diperoleh hasil yang
lebih cepat dan lebih baik. Langkah ini
memilikiciri tidak adanya penambahan biaya sama sekali atau jikapun ada hanya
biaya yang sangat minimal.
4.
Tambahkan sumber daya atau adakan
penggantian langkah dalam proses.
Langkah ke empat adalah merupakan langgkah terakhir
dalam usaha pencapaian tujuan. Pada langkah ini cirr-cirinya adalah memerlukan
banyak biaya dari pad aide-ide. Dan ini
hanyalah upaya terakhir jika dibutuhkan.
S.
Perbedaan Kaizen
dan Inovasi
Aspek penting
dalam kaizen adalah mengutamakan proses. Hal ini berlawanan dengan
manajemen Barat yang menilai performa karyawan hanya atas dasar hasil yang
diperolehnya dan bukan pada usaha mereka (Imai, 1998: XIX). Di bawah ini adalah
penjabaran dari perbedaan antara kaizen dan inovasi dilihat dari
karakteristiknya, sebagai berikut:
KAIZEN
|
INOVASI
|
1. Orientasi Umum
2. Orientasi pada Manusia
3. Perhatian pada Pendalaman
4. Dibangun dengan Tenologi yang ada.
5. Informasi terbuka, dibagikan
6. Kelompok Kerja
|
1. Orientasi pada Keahlian
2. Orientasi pada Teknologi
3. Perhatian Lompatan Jauh
4. Cari Tenologi Baru
5. Informasi tertutup Perorangan
6. Individual
|
Tabel perbedaan antara kaizen dan
inovasi
Penggabungan kaizen dan
inovasi akan melahirkan kesempurnaan
Sumber:
Bounds, G.,
et al. (1994). Beyond Total Quality management.
New York: McGraw-Hill, Inc.
Hariyadi.
2009. Pelatihan Penerapan standar internasional berbasis Quality Management
System. Penerbit Nusantara
Professional Education. Jakarta
Hardjosoedarmo,
Soewarso. 2004. Total Quality
Management. Penerbit Andi
Yogyakarta.
Imai, Masaaki. 1998. Kaizen: Pendekatan Akal
Sehat, Berbiaya Rendah pada Manajemen. Jakarta: CV Taruna Grafica
Imai, Masaaki. 2005. Kaizen. Jakarta: PT
Pustaka Binaman Pressindo
Handayani, Ratna (2005). Nilai Pemikiran Suzuki
Shosan dan Ishida Baigan dalam Gemba
Kaizen
sebagai Pendekatan Akal Sehat, berbiaya Rendah pada Manajemen Jepang.
Jurnal Nihon Gakushuu, 1.
Hirano, Hiroyuki. (2005). Penerapan 5S di Tempat
Kerja. Jakarta: PQM
Monden, Yasuhiro. (1995). Sistem Produksi
Toyota: Suatu Ancangan Terpadu untuk
Penerapan
Just in Time (buku pertama).Jakarta: PT Pustaka
Binaman Pressindo
